WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     || 2 | 3 |
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет» Колледж электроники и бизнеса Кафедра экономико-правовых дисциплин Н.А.КРИВОШЕЕВА ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К РАЗДЕЛУ «КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ» Рекомендовано к изданию Редакционно-издательским советом государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет» Оренбург 2003 ББК 65.050.2я73 К 82 УДК 651.4 (075.3) Рецензент Зав.кафедрой дисциплин социально-гуманитарного цикла Э.А.Хажумарова Кривошеева Н.А.

К 82 Документационное обеспечение управления: Методические указания к теоретическому занятию «Классификация деловых писем.

Основные виды деловых писем». - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2003. – 36 с.

Методические указания предназначены для преподавателей и студентов второго, третьего курсов специальности 0602 «Менеджмент» как практическое пособие для проведения практических и теоретических занятий по разделу «Классификация деловых писем. Основные виды деловых писем» дисциплины «Документационное обеспечение управления» ББК 65.050.2я73 © Кривошеева Н.А., 2003 © ГОУ ОГУ, 2003 Введение Деятельность любой организации не обходится без документации.

Если организационно-правовая, распорядительная и информационносправочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке.

В методическом пособии рассмотрена классификация наиболее распространенных видов деловых писем, особенности оформления отдельных реквизитов в письмах, структура текста письма, их назначение.

С помощью этого пособия можно составить и грамотно оформить различные виды служебных писем.

1 Общая характеристика служебной переписки Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка пользуется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, звание, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и др.

Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью.

При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией; письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

- независимо от содержания письмо должно быть изложено официальноделовым стилем, держать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы.

Для переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма.

Бланки для писем могут быть двух форматов - А4 (210х297) или А(148х210 мм) в зависимости от размера текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно.

Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст, может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная власть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обосновании предлагаемых решений.

Заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.).

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма-приглашения, благодарности, рекламные письма.



Бланк письма содержит реквизиты:

- Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города);

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- код организации (предприятия) по ОКПО;

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (предприятия);

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, банковские реквизиты, номер и дату лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату, например:

_ № _ На № от _ В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств – бланки должностных лиц. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации».

Бланки должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.

Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, т.к. правый верхний угол используется для указания адресата.

Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое – для бланков писем.

Документы, составленные двумя организациями, оформляют без использования бланка на листе формата А4. Наименования организаций-авторов документа в этом случае располагают на одном уровне в заголовочной части документа (двумя столбцами).

Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

- левое – не менее 20 мм;

- правое – 10 мм;

- верхнее – 15 мм;

- нижнее – 20 мм.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет» КОЛЛЕДЖ ЭЛЕКТРОНИКИ И БИЗНЕСА (К ЭиБ ОГУ) 460026, Россия, г. Оренбург, ул. Одесская тел./ факс (3532) 65-56- № _ На № _от _ Рисунок 1 - Образец бланка письма организации с угловым расположением реквизитов бланка МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет» КОЛЛЕДЖ ЭЛЕКТРОНИКИ И БИЗНЕСА (К ЭиБ ОГУ) 460026, Россия, г. Оренбург, ул. Одесская 148, тел./ факс (3532) 65-56- № _ На № _от _ Рисунок 2 - Образец бланка письма организации с угловым расположением реквизитов бланка МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет» КОЛЛЕДЖ ЭЛЕКТРОНИКИ И БИЗНЕСА (К ЭиБ ОГУ) ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА 460026, Россия, г. Оренбург, ул. Одесская тел./ факс (3532) 65-56- № _ На № _от _ Рисунок 3 - Образец бланка письма должностного лица Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);

- от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);

- от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания возражает»).

Если письмо оформляется на должностном бланке, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: прошу…, направляю…, считаю необходимым… Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительней формы первого лица единственного числа, поскольку письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта – организации, учреждения, предприятия, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Тем не менее существуют разновидности писем и ситуаций, в которых может быть использована форма обращения от первого лица единственного числа, например, в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах.

Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату:

Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин Дмитриев! Уважаемый Павел Николаевич! Уважаемые господа! В этом случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула вежливости. «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица.

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть одно предметным по содержанию, т.е. в одном письме следует рассматривать только один вопрос или несколько вопросов, но тесно взаимосвязанных.

Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в исключительных, случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту:





О нарушении договорных, обязательств Об оказании научно-технической помощи Заголовок к письму может не составляться, если текст письма небольшого объема. В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен.

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают номер и дату письма, на который дается ответ На № от Письмо может быть адресовано одному или нескольким адресатам, ни не более чем четырем. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При рассылке писем типового содержания большему количеству адресатов оформляется Список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом письме. В этом случае адресат указывается обобщенно.

Письма визируются составителем, руководителем подразделенияавтора, при необходимости дополнительно - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывается руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных, структурных подразделений, если им предоставлено это право, Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней часта листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, если затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.), а также если письмо выступает юридически значимым элементом делового общения, содержит обязательство, гарантию, подтверждение и т.п.

2 Оформление реквизитов служебного письма Обязательными реквизитами служебного письма являются: реквизиты бланка (наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа), адресат, заголовок к тексту (при необходимости), текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.

На бланке служебного письма может присутствовать изображение герба или эмблемы организации. Название вида документа (ПИСЬМО) не указывается.

Для составления писем используется специальный бланк письма, где название вида документа не указывается.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

«Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ» или «товарный знак».

«Наименование организации» являющейся автором документа.

«Справочные данные об организации» включают: почтовый адрес, номер телефона, факса (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

«Дата документа» - дата его подписания.

«Регистрационный номер» - номер документа, присваиваемый ему организацией.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - заполняется в том случае, если письмо является ответным.

«Заголовок к тексту» включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа (в данном случае письмо), отвечает на вопрос «о чем» («о ком»), начинается с предлога «О» или «Об».

Например: О сроках поставки, Об участии в выставке.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо одного содержания направляется нескольким однородным адресатам, то адресат пишут обобщенно. Например (колледжам по г.Оренбургу).

«Текст» письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

«В связи с тем, что при получении груза 26.01.2002 по накладной № 2342 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя … была установлена недостача … штук изделий на сумму… (коммерческий акт от 26.01.2002 № 43)…» Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:

«Просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

«Отметка о наличии приложений» - реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается под текстом.

«Виза» - отметка о согласовании документа внутри организации. Виза включает: должность визирующего, подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

«Подпись» оформляется на 2-3 интервала ниже текста документа (в сопроводительных письмах – под отметкой о наличии приложения). В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Pages:     || 2 | 3 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.