WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 7 |
2 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УДК 651.9 САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ Иванова Н.Ю., Романова Е.Б. Составление и оформление документов в ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ офисном пакете «Microsoft Office» Методическое пособие. СПб: НИУ ИТМО, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, МЕХАНИКИ И ОПТИКИ 2011. 66 с.

В методическом пособии рассмотрены примеры разработки различных документов в соответствии с действующей нормативно-правовой базой РФ.

Представлены варианты заданий для выполнения лабораторных работ в соответствии с заданной ситуацией. Задания ориентированы на выполнение в офисном программном пакете Microsoft Office – в программах Word и Excel. В пособии даны некоторые теоретические сведения по составлению и оформлению документов, а также приведены ссылки на нормативные документы в области документоведения.

Н.Ю. Иванова, Е.Б. Романова Методическое пособие предназначено для студентов, обучающихся по направлению 090900 «Информационная безопасность» по дисциплине СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ «Документоведение».

В ОФИСНОМ ПАКЕТЕ «MICROSOFT OFFICE» Рекомендовано к печати Советом факультета КтиУ (протокол №7 от 20 сентября 2011года).

Методическое пособие В 2009 году Университет стал победителем многоэтапного конкурса, в результате которого определены 12 ведущих университетов России, которым присвоена категория «Национальный исследовательский университет».

Министерством образования и науки Российской Федерации была утверждена программа его развития на 2009–2018 годы. В 2011 году Университет получил наименование «Санкт-Петербургский национальный исследовательский университет информационных технологий, механики и оптики».

© Санкт-Петербургский национальный исследовательский университет © © © информационных технологий, механики и оптики 2011 © Н.Ю. Иванова, Е.Б. Романова 2011 © © © Санкт-Петербург 2011 3 4 ГЛАВА I. КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ Содержание ГЛАВА I. КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ........................................ 1.1. Классификация документов 1.1. Классификация документов.......................................................................... 1.2. Организационно-распорядительная документация..................................... Документы предприятий и организаций классифицируются по 1.2.1. Организационные документы............................................................... следующим признакам [1]:

1.2.2. Распорядительные документы.............................................................. • по способу фиксации информации: графические, письменные, фото-, 1.2.3. Информационно-справочные документы............................................. видео-, аудио-, кинодокументы, документы на машинных носителях;

1.3. Документы с трафаретным текстом............................................................ • по содержанию или роду деятельности: организационные, 1.4. Основные виды документов по личному составу...................................... распорядительные, информационно-справочные, документы по личному 1.5. Техническая документация......................................................................... составу;

1.6. Научно-исследовательская документация.................................................. • по назначению: приказы, положения, протоколы, акты, уставы, письма и 1.7. Документооборот......................................................................................... т.д.;

1.8. Номенклатура дел........................................................................................ • по видам: типовые (т.е. обязательные к применению в определенной 1.9. Оформление обложки дела.......................................................................... области), примерные, трафаретные, индивидуальные;

1.10. Составление описей................................................................................... • по степени сложности: простые (посвященные одному вопросу), 1.11. Организация оперативного хранения дел................................................. сложные;

1.12. Оформление работ..................................................................................... • по месту составления: внешние по отношению к организации (входящие ГЛАВА II. ЛАБОРАТОРНЫЕ РАБОТЫ.............................................................. и исходящие), внутренние;

2.1. Лабораторная работа №1 «Внутренняя ОРД»............................................ • по срокам исполнения: срочные, несрочные;

2.2. Лабораторная работа №2 «Внешняя ОРД»................................................ • по сфере действия: служебные (деловые), официально-личные;

2.3. Лабораторная работа №3 «Документы с трафаретным текстом»............. • по степени гласности: без ограничения доступа, с ограничением доступа 2.4. Лабораторная работа №4 «Табличные документы».................................. разного уровня (секретные, для служебного пользования, 2.5. Лабораторная работа №5 «Документы по личному составу»................... конфиденциальные);

2.6. Лабораторная работа №6 «Техническая документация»........................... 2.7. Лабораторная работа №7 «Научно-исследовательская документация»... 46 • по юридической силе: подлинники, копии.

2.8. Лабораторная работа №8 «Документооборот».......................................... 2.9. Лабораторная работа №9 «Номенклатура дел».......................................... 55 1.2. Организационно-распорядительная документация 2.10. Лабораторная работа №10 «Формирование и хранение дел»................. Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть 2.11. Лабораторная работа №11 «Оформление работ»..................................... реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое).



СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ...................................................................................... Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65 принят и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» [2]. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД), правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации.

5 Термин «организационно-распорядительная документация» [3], как и зяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, всякий другой, условен, и в число организационно-распорядительных проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы документов включают широкий круг документов, с которыми работает любой частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, аппарат управления. ГОСТ Р 51141-98 определяет организационно- акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте распорядительный документ как «вид письменного документа, в котором изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок подразделений и должностных лиц» [4]. Следовательно, к ОРД относятся образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию организационно-правовые документы (уставы, положения, инструкции, работы системы государственных органов, одного органа либо структурного должностные инструкции, правила, регламенты и др.), распорядительные подразделения. В отдельную группу следует выделить положения, документы (указы, постановления, распоряжения, приказы, указания), регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений информационно-справочные документы (переписка, докладные и служебные по конкретному вопросу.

записки, справки, сводки, акты и др.), договорные документы (договоры, Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разконтракты, соглашения, протоколы разногласий, протоколы согласования рабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения разногласий и др.). необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные Для внутренних документов обязательными являются следующие функции, права, порядок образования и организации работы и др. в реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата зависимости от характера положения.

документа, текст документа, подпись. В официально-личных документах В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты:

обязательным также является указание адресата. Для внешних документов наименование министерства, ведомства, наименование организации, (входящих и исходящих) обязательными являются реквизиты: наименование наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, документа (кроме писем), дата документа, регистрационный номер документа, подпись, отметка о согласовании.

адресат, текст документа, подпись, оттиск печати. Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления 1.2.1. Организационные документы правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими должностных лиц и граждан [5]. Инструкции издаются также в целях организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и государственной или хозяйственной деятельности. распорядительных документов (например, приказов).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и управления, а уставы общественных организаций принимаются и и лиц, на которые распространяются ее требования.

утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область (городскими) администрациями, частных – соответствующими владельцами, распространения, порядок применения и другие сведения общего характера.





коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до администрациях. замены ее новой). Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими раснаименование министерства, наименование организации, вид документа, порядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.

предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хо- специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.

7 На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является Приказ является самым распространенным видом распорядительного приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д.

таковым считается день подписания и регистрации документа. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от организации с указанием реквизитов: наименование организации, их подчиненности.

наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и визы согласования, подпись, печать. принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях Текст оформляется в виде таблицы, указывается: перечень должностей, коллегиальных органов.

сведения о количестве штатных единиц, сведения о должностных окладах, надбавках, и месячном фонде заработной платы. 1.2.3. Информационно-справочные документы Штатное расписание визирует: главный бухгалтер, юрист; подписывает:

начальник отдела кадров или заместитель руководителя; утверждает: Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или руководитель организации, подпись которого заверяется печатью. иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам 1.2.2. Распорядительные документы и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются Решение как распорядительный документ является правовым актом, ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д. занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий иждивенцев и т.п.

властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно- как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель методического характера, а также вопросам, связанным с организацией инициативной докладной записки – побудить руководителя принять исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, делегируется руководителем своим заместителям или руководителям констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.

Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 7 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.