WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     || 2 |
Федеральное агентство по образованию Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет Факультет городского строительства и ЖКХ Кафедра прикладной математики и информатики НАЧАЛО РАБОТЫ В MS ACCESS Методические указания по выполнению лабораторной работы по курсу «Информатика» для студентов всех специальностей Санкт-Петербург 2009 1 УДК 681.3 Рецензент д-р физ.-мат. наук, профессор Б. Г. Вагер Введение Начало работы в MS Access: метод. указания по выполнению ла- Система управления базами данных MS Access, входящая в состав бораторной работы по курсу «Информатика» для студентов всех специ- программного комплекса Office (в варианте Professional, Premium альностей / сост. В. В. Шацков; СПбГАСУ. – СПб., 2009. – 20 с. и Developer), является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии MS Access имеют в своем арсеПредназначены для помощи студентам при выполнении лабораторной рабонале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поты по созданию таких объектов базы данных MS Access, как таблица, запрос на иск данных и представление информации в виде таблиц, графиков и отвыборку данных из таблицы, форма для ввода данных в таблицу, простейший отчет.

четов. MS Access создана для управления реляционными базами данных, которые представляют собой множество взаимосвязанных таблиц. Эти таблицы базы данных содержат информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (наИл. 9. Библиогр.: 1 назв.

пример, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, фамилии, номера телефонов и адреса клиентов, марки и цены автомобилей).

Строки таблицы называются записями. Все записи имеют одинаковую структуру: они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта.

Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата).

Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных).

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

добавлять в таблицу одну или несколько записей;

удалять из таблицы одну или несколько записей;

обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

© Санкт-Петербургский государственный находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданархитектурно-строительный университет, ному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов.

Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Зап2 росы к базе формируются или с помощью графического интерфейса, или Найдя в списке необходимую базу данных, нужно выделить файл на специально созданном для этого языке, который называется «язык и нажать кнопку «Открыть» или дважды щелкнуть по элементу списка.

структурированных запросов SQL» (Structured Query Language). В главном окне MS Access появится окно выбранной базы данных.

Достоинством системы управления базами данных (СУБД) MS Открыть файл можно в одном из четырех режимов:

Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, врежиме коллективного доступа. При открытии файла базы данкоторый позволяет не только создавать собственную базу данных, ных в этом режиме доступ к нему будет разрешен другим пользователям, но и разрабатывать простые и сложные приложения. они могут открыть его и также работать с объектами базы данных. ПриДля анализа хранящейся в базе данных MS Access информации чем все пользователи будут иметь возможность как просматривать данможно создавать различные отчеты, которые позволяют извлекать не- ные, так и изменять их;

обходимые данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вы- в режиме монопольного доступа. В этом случае никто другой числять итоговые значения по группам и в целом по всем отработанным не сможет открыть этот файл, пока он используется;

записям. Отчеты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, со- в режиме коллективного доступа только для чтения. В этом слудержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преоб- чае никто не сможет изменять ни данные в таблицах, ни другие объекты разованы в документ Word или опубликованы на Web. базы данных;

врежиме монопольного доступа только для чтения. ОткрываетЗапуск MS Access и открытие баз данных ся файл только для чтения и одновременно запрещается другим пользователям открывать этот файл.

Для того чтобы запустить MS Access, необходимо:

Выбрать нужный режим можно из списка, который раскрывается нажать кнопку «Пуск» на панели задач в нижней части рабочего при нажатии стрелки справа от кнопки «Открыть». По умолчанию файл стола;

базы данных открывается в режиме коллективного доступа.

открыть в главном меню пункт «Программы»;

выбрать программу MS Access.

Создание новой базы данных Базой данных MS Access является файл, который имеет расширение «mdb». Этот файл может содержать не только все таблицы, но и дру- Для создания новой базы данных необходимо воспользоваться обгие объекты приложений MS Access: запросы, формы, отчеты, страницы ластью задач «Создание файла» окна приложения MS Access. Эта обдоступа к данным, макросы и модули. При запуске появляется главное ласть появляется справа при первом запуске MS Access. Если MS Access окно MS Access. уже использовался для работы с каким-либо файлом и после его закрыДля того чтобы открыть существующую базу данных, можно вос- тия в главном окне этой области нет, можно:



пользоваться одним из трех способов: выбрать команду «Создать» из меню «Файл»;

выбрать в меню из списка ранее открывавшихся файлов требуе- нажать кнопку «Создать» на панели инструментов.

Любое из этих действий приведет к открытию справа области задач выбрать файл из списка в области задач, которая расположена «Создание файла».

в правой части окна приложения; После этого, чтобы создать базу данных, необходимо:

выбрать команду «Открыть» в меню «Файл» и затем нужный выбрать элемент «Новая база данных». Появится диалоговое файл в диалоговом окне «Открытие файла базы данных». окно «Файл новой базы данных» с содержимым папки «Мои докуВ последнем случае в диалоговом окне обычно по умолчанию ото- менты»;

бражается содержимое папки «Мои документы» или какой-либо другой в раскрывающемся списке «Папка» открыть папку, в которой (в зависимости от установленной на компьютере операционной системы). будет храниться создаваемая база данных;

4 в поле ввода «Имя файла» указать имя создаваемого файла При создании таблиц в режиме конструктора приходится задавать и нажать кнопку «Создать». По умолчанию MS Access присваивает но- имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться вой базе данных имя dbl, а если база с именем dbl уже существует, то dbряда правил.

и т. д. После нажатия кнопки появится окно созданной базы данных.

1. Имена полей в таблице не должны повторяться.

2. Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая Создание таблицы пробелы.

Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, Основными объектами MS Access являются таблицы. Список табцифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), вослиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы клицательного знака (!), апострофа ( ) и квадратных скобок ([ ]). Кроме данных при первом открытии приложения. Кроме этого, MS Access сотого, имена полей не должны начинаться с пробела или управляющего здает системные таблицы, в которых хранится информация обо всех символа.

объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут После ввода имени поля необходимо задать тип данных, которые отображаться в окне базы данных.

будут находиться в этом поле. Наиболее удобным способом является Создать таблицу можно в режиме конструктора путем задания имен выбор типа из списка, но наименование типа можно ввести и вручную.

полей, их типов и свойств. Для создания таблицы необходимо:

Обычно при ручном вводе конструктор автоматически предлагает закондважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке «Создание чить вводимое название типа. В MS Access имеются следующие типы таблицы» с помощью конструктора или нажать на кнопку «Создать» в данных:

верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне «Новая табтекстовый – символьные или числовые данные, не требующие лица» элемент «Конструктор». В том и в другом случае откроется пустое вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Разокно конструктора таблиц;

мер текстового поля задается с помощью свойства «Размер поля» в окне конструктора таблиц в столбец «Имя поля» ввести имена (FieldSize), в котором указывается максимальное количество символов полей создаваемой таблицы;

для данного поля. При необходимости ввести строку большего размера, в столбце «Тип данных» для каждого поля таблицы выбрать из чем указано в данном свойстве, надо значение свойства изменить, так раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом как место под дополнительные символы не резервируется. Независимо поле;

от длины текстового поля оно хранится в базе данных MS Access в запив столбце «Описание» можно ввести описание данного поля (не си переменной длины. MS Access не занимает память под неиспользуеобязательно);

мую часть текстового поля в записи, что уменьшает общий размер базы в нижней части окна конструктора таблиц на вкладках «Общие» данных;

и «Подстановка» ввести свойства каждого поля или оставить значения поле MEMO – поле MEMO, предназначенное для ввода текстосвойств, установленные по умолчанию;

вой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле после описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от «Закрыть» (в верхнем правом углу окна таблицы);

типа «Текстовый» тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на вопрос «Сохранить изменения макета или структуры таблина блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обрацы <имя таблицы>» нажать кнопку «Да»;

ботка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть в окне «Сохранить как» в поле «Имя таблицы» ввести имя соключевым или проиндексированным;

здаваемой таблицы;

числовой – числовой тип, применяющийся для хранения числов ответ на сообщение «Ключевые поля не заданы» и вопрос «Совых данных, используемых в математических расчетах, и имеющий нездать ключевое поле сейчас» нажать кнопку «Да», если ключевое поле сколько подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа необходимо, или кнопку «Нет», если такого не требуется.

6 зависит точность вычислений. Для задания подтипа числовых данных гиперссылка, дающая возможность хранить в поле ссылку на служит свойство «Размер поля». Данные этого типа могут содержаться произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том в 1, 2, 4, 8 или 16 байтах. Обычно по умолчанию используется подтип же компьютере, в интранет или в Интернет. Гиперссылка состоит из че«Длинное целое», который занимает 4 байта и представляет собой число тырех частей: отображаемого текста, адреса (путь к файлу или странив пределах от –2 147 483 648 до +2 147 483 647. Но, кроме этого типа, це), дополнительного адреса (положение внутри файла или страницы) и можно указать «Байт» (1 байт), «Целое» (2 байта), «Одинарное с плаваю- текста всплывающей подсказки. Каждая часть гиперссылки может сощей точкой» (4 байта), «Двойное с плавающей точкой» (8 байтов), держать до 2048 символов. Поле этого типа не может быть ключевым «Десятичное» (12 байтов), «Код репликации» (16 байтов); или индексированным.





дата/время – тип для представления даты и времени. Он позво- Для большинства типов данных характерно свойство «Подпись». С ляет вводить даты с 100 по 9999 год. Размер поля – 8 байтов. Даты помощью этого свойства можно задать названия полей таблицы, котои время хранятся в специальном фиксированном числовом формате. Дата рые выводятся в различных режимах (в надписях, присоединенных к является целой частью значения поля этого типа, а время – его дробной элементам управления формы, в заголовке столбца режима «Таблицы»;

частью. MS Access предоставляет большой выбор форматов отображе- строке заголовка в режиме «Формы», заголовке отчета, выводящегося в ния даты и времени; режиме предварительного просмотра). Поле может содержать до денежный – тип данных, предназначенный для хранения дан- символов.

ных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных Кроме того, для большинства типов данных существует свойство знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных «Обязательное поле», которое определяет необходимость ввода данных знаков; в это поле.

счетчик – поле, содержащее 4-байтный уникальный номер, оп- Свойство «Формат поля» указывает формат отображения данных ределяемый MS Access автоматически для каждой новой записи либо из поля в режиме «Таблицы». Для определения формата полей текстового случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. типа используются специальные символы форматирования. Для числовых Значения полей, имеющих тип «Счетчик», обновлять нельзя. Максималь- полей значение формата можно выбрать из раскрывающегося списка.

ное число записей в таблице, имеющей поле «Счетчик», не должно пре- С помощью свойства «Маска ввода» указывается маска, позволяювышать двух миллиардов; щая автоматизировать проверку ввода символов в поле. Она применяетлогический – логическое поле, которое может содержать только ся к таким полям, как номер телефона, дата и т. д. Задавать маску ввода два значения, интерпретируемых как «Истина»/«Ложь». Поля логичес- можно вручную или с помощью мастера.

кого типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать; Свойство «Индексированное поле» определяет, является ли данное поле объекта OLE, содержащее ссылку на OLE-объект (лист поле индексированным, и если является, то в каком режиме. СуществуExcel, документ Word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта ограничива- ют два режима индексирования: «Совпадения допускаются» и «Совпается имеющимся в наличии дисковым пространством. Тип объекта OLE дения не допускаются». В первом случае поле может содержать повторяне указывается в свойствах поля объекта OLE. Он зависит от приложе- ющиеся значения, во втором – нет.

ния, использованного для создания объектов OLE, которые хранятся в Для большинства типов полей определено свойство «Значение по этом поле. Упаковщик объектов позволяет внедрять файлы, созданные умолчанию». В этом свойстве указывается значение, автоматически доприложениями, которые не являются серверами объектов OLE. Напри- бавляемое в поле для каждой новой записи, если это значение не введено мер, он позволяет внедрить текстовые файлы в качестве объектов в таб- пользователем.

лицы MS Access. В поле объекта OLE могут храниться произвольные Два свойства, которые тоже определены для большинства полей, данные, в том числе и данные нескольких типов; позволяют выполнять проверку данных, вводимых в поле:

8 «Условие на значение». Свойство определяет условие (ограни- открыть таблицу в режиме конструктора;

чение), накладываемое на вводимые в это поле данные. При несоответ- выделить поля, которые необходимо определить как ключевые;

ствии вводимых данных указанному условию выдается сообщение об нажать кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов коношибке; структора таблиц.

«Сообщение об ошибке». Свойство определяет то сообщение, На рис. 1 показан пример задания структуры таблицы «Students».

которое будет выдаваться пользователю, если при вводе данных не соВ качестве ключевого указано поле «Student_id».

блюдается условие, указанное в свойстве «Условие на значение». Если это свойство не указано, будет выдано стандартное сообщение об ошибке.

Для таблицы можно, хотя и необязательно, ввести ключевые поля.

Ключевое поле – это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то MS Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска данных и для установления связи между таблицами.

В MS Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Для создания ключевого поля первого типа необходимо в режиме включить в таблицу поле счетчика;

задать для него автоматическое увеличение на 1;

Pages:     || 2 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.